Maximierung der Meeting-Effizienz in 2023: Strategien für den Erfolg

16. September 2023 | Patrick Wolf

In 2023, meetings are redefined for efficiency. Key tips include setting strict time limits, defining clear goals and agendas, minimizing distractions, applying the “Two Pizza Rule” to limit attendees, designating a meeting leader, and enhancing participant engagement. Make meetings purposeful, empowering individuals, and use interactive elements when needed. Meetings, when organized efficiently, become valuable tools for productivity and progress in organizations. Embrace these strategies for effective, results-driven meetings in the modern era.

Meetings - das notwendige Übel in der Berufswelt. Jahrelang waren sie ein Synonym für verschwendete Zeit und unproduktives Geschwätz. Aber wissen Sie was? Wir schreiben das Jahr 2023, und es ist höchste Zeit, die Art und Weise, wie wir an Meetings herangehen, neu zu definieren. In dieser Ära der Effizienz finden Sie hier einige aktuelle Tipps, die sicherstellen, dass Ihre Besprechungen nicht nur produktiv, sondern auch zeitsparend sind.

1. Akzeptieren Sie das Zeitlimit

In der Vergangenheit konnten sich Meetings bis ins Unendliche hinziehen und die Geduld der Teilnehmer auf die Probe stellen. In der heutigen schnelllebigen Welt ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, ein klares Zeitlimit zu setzen. Warten Sie nicht auf Zuspätkommer; das ist nicht fair gegenüber denjenigen, die pünktlich sind. Setzen Sie stattdessen eine strikte Anfangs- und Endzeit fest. Ziehen Sie in Erwägung, einige Minuten vor Ende der Besprechung eine Erinnerung einzurichten, damit alle auf dem Laufenden bleiben.

2. Legen Sie Ihre Ziele und die Tagesordnung fest

Meetings sollten zielgerichtet sein, nicht einfach nur ein geselliges Beisammensein. Es gilt immer noch die Weisheit von Henry Ford: "Ob du glaubst, dass du es kannst, oder ob du glaubst, dass du es nicht kannst - du hast recht." Die Festlegung klarer Ziele und einer detaillierten Tagesordnung ist von größter Bedeutung. Teilen Sie diese im Voraus mit allen Teilnehmern und weisen Sie ihnen bestimmte Aufgaben zu. Wenn jemand keine Rolle in der Sitzung hat, sollten Sie seine Teilnahme überdenken.

3. Minimieren Sie Ablenkungen

Ablenkungen haben sich im digitalen Zeitalter weiterentwickelt, und Telefone und Laptops können ein großes Hindernis darstellen. Ermuntern Sie die Teilnehmer, ihre Geräte an ihren Schreibtischen zu lassen, außer für den designierten Protokollführer. Legen Sie die Tagesordnung im Voraus fest und sammeln Sie alle erforderlichen Daten, damit sich die Sitzung auf die Entscheidungsfindung und nicht auf das Abrufen von Daten konzentrieren kann.

4. Wenden Sie die "Zwei-Pizza-Regel" an

Die von Jeff Bezos populär gemachte "Zwei-Pizza-Regel" besagt: Wenn zwei Pizzen nicht ausreichen, um alle Teilnehmer satt zu bekommen, sind zu viele Personen in der Besprechung anwesend. Es ist an der Zeit zu erkennen, dass mehr Köpfe nicht zwangsläufig mit besseren Entscheidungen einhergehen. Steve Jobs und Mark Zuckerberg haben sicherlich nicht jeden zu ihren Entscheidungsmeetings eingeladen. Vertrauen Sie Ihrem Team, nutzen Sie seine Stärken, und vermeiden Sie unnötige Zusammenkünfte. Ermächtigen Sie jeden Einzelnen, Entscheidungen in seinem Bereich zu treffen, und fördern Sie bei Bedarf die Zusammenarbeit.

5. Bestimmen Sie einen Besprechungsleiter

Zur Aufrechterhaltung der Ordnung und des Zwecks sollte jede Besprechung einen einzigen Leiter haben. Zu den Aufgaben dieser Person gehört es, alle Teilnehmer auf dem richtigen Weg zu halten, Diskussionen umzulenken, wenn sie vom Thema abschweifen, und Schlussfolgerungen zusammenzufassen. Dieser Leiter stellt sicher, dass die Ziele der Besprechung erreicht werden, und gibt ein Besprechungsprotokoll mit den wichtigsten Ergebnissen heraus.

6. Verbessern Sie die Integration und Interaktion der Teilnehmer

In der modernen Meeting-Landschaft ist die Einbindung der Teilnehmer von entscheidender Bedeutung, um die Zusammenarbeit zu fördern und sinnvolle Ergebnisse zu erzielen. Erwägen Sie, interaktive Elemente in Ihre Meetings zu integrieren, um Diskussionen, Abstimmungen und Echtzeit-Feedback zu fördern.

Wie bei jedem Regelwerk ist es wichtig, dass Sie es an Ihre spezifischen Umstände anpassen. Nicht jedes Meeting braucht eine strikte Tagesordnung. Am wichtigsten ist, dass Sie sich vor der Anberaumung einer Meetings fragen, ob sie wirklich notwendig sind. Wenn sie effizient organisiert sind, können Meetings ein wirksames Mittel zur Steigerung der Produktivität sein, aber sie sollten sinnvollen Diskussionen und Entscheidungen vorbehalten sein, nicht Routineangelegenheiten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es an der Zeit ist, die veraltete Vorstellung von Meetings hinter sich zu lassen. Mit diesen aktualisierten Strategien können Ihre Meetings im Jahr 2023 wertvoll, effizient und ergebnisorientiert werden. Nehmen Sie den Wandel an, stellen Sie die Produktivität in den Vordergrund und beobachten Sie, wie sich Ihre Besprechungen in eine Kraft des Fortschritts in Ihrem Unternehmen verwandeln.