Unser Blog mit Tipps zur Organisation Ihrer Meetings

In 2023, meetings are redefined for efficiency. Key tips include setting strict time limits, defining clear goals and agendas, minimizing distractions, applying the “Two Pizza Rule” to limit attendees, designating a meeting leader, and enhancing participant engagement. Make meetings purposeful, empowering individuals, and use interactive elements when needed. Meetings, when organized efficiently, become valuable tools for productivity and progress in organizations. Embrace these strategies for effective, results-driven meetings in the modern era.

Mit dem Sommerdebüt von Jambo5 ist die Bühne frei für einen dynamischen Wandel in der Welt der Meeting- und Konferenzsoftware. Jambo5 tritt mutig in die Arena neben Giganten wie Microsoft Teams, Zoom und WebEx und bietet eine neue Perspektive und einen umfassenden Ansatz für die Umgestaltung Ihrer Geschäftsmeetings.

Mit sieben einfach umzusetzenden Tipps können Sie Videokonferenzen optimal für Ihr Unternehmen nutzen. Wählen Sie einen ruhigen Arbeitsplatz mit guter Beleuchtung und einem unaufgeräumten Hintergrund. Investieren Sie in hochwertige Technik, z. B. eine externe Webcam und ein hochwertiges Mikrofon. Positionieren Sie Ihre Kamera mit Bedacht für einen schmeichelhaften Winkel, und beherrschen Sie die Kunst der Beleuchtung, um sich von Ihrer besten Seite zu zeigen. Kleiden Sie sich professionell und bereiten Sie Ihre Einrichtung im Voraus vor, um ein reibungsloses und angenehmes virtuelles Meeting zu ermöglichen.

Revolutionieren Sie Ihre Meetings mit Jambo5! Planen Sie Tagesordnungen mit zeitlich festgelegten Themen und Stoppuhren für konzentrierte, effiziente Besprechungen. Nutzen Sie die Zusammenarbeit in Echtzeit und steigern Sie die Produktivität Ihres Teams noch heute.

Stellen Sie Ihre Teilnehmer in den Mittelpunkt Ihrer Überlegungen für die Präsentation – kundenorientiert. Tun Sie alles, um sicherzustellen, dass sie gehört werden und ihre Bedürfnisse und Probleme in der Präsentation widergespiegelt werden.

Aus den oben genannten Bereichen werden oft nur kleine Teile oder einzelne Funktionen benötigt. Eine Vollversion-Software ist oft überladen und zwingt die Teilnehmer als externe Software, die Präsentation zu verlassen, z.B. um in einem Abstimmungstool abzustimmen. Hier führt die vermeintliche Lockerheit der Präsentation zu technischen Unsicherheiten, die unbedingt vermieden werden müssen.

Inhalt ist das Eine, die Art der Präsentation das Andere. Moderne Geschäftspräsentationen enthalten keine Animationen und farbenfrohen Effekte. Aber Inhalte, die erklärt werden müssen, können auf den Folien mit Pencil Selling ausgezeichnet präsentiert und verbessert werden.

Sales-Automation-Tools beziehen sich auf die umfassende Automatisierung von Verkaufsprozessen durch intelligente Hardware und Software. Durch eine bessere Verwaltung sollen administrative Aufgaben auf diese Weise minimiert werden, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. Ziel ist es, dass der Verkäufer die durch die Automatisierung gesparte Zeit in das eigentliche Verkaufsgespräch investieren kann.

Interaktive Online-Tools aktivieren die Teilnehmer eines Online-Meetings. Die Interaktion, beispielsweise das Anklicken einer Frage oder das Aktivieren eines Schiebereglers, erhöht die Aufmerksamkeit und die emotionale Verbindung zur Präsentation.

Tools für Video-Meetings ermöglichen die Planung und Durchführung von Terminen für Videokonferenzen. Jedoch haben Online-Präsentationen und Business-Gespräche im Vergleich zu Videokonferenzen besondere Anforderungen. Die Videokonferenz wird oft eher wie eine Vorlesung genutzt, bei der eine Person spricht und viele zuhören. Die Online-Präsentation hingegen ist dynamischer und im besten Fall ein Dialog mit dem Kunden. Hier muss es möglich sein, schnell auf neue Gegebenheiten zu reagieren.

Oft dienen Stichpunkte in einer Präsentation als Leitfaden für den Präsentierenden. Aber das ist falsch! Jede Folie in einer Präsentation oder einem Business Talk dient dazu, das gesprochene Wort für das Publikum zu visualisieren.

Die Anforderungen an Präsentationssysteme haben in den letzten Jahren aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung erheblich zugenommen. Statische Präsentationen wie PPT und PDF, die über Desktop-Sharing mit den Teilnehmern geteilt werden, sind nicht mehr ausreichend.

Präsentationssoftware muss alle Werkzeuge bereitstellen, die den Präsentator in einem Tool unterstützen. Nur so kann der Präsentator ein optimales Ergebnis liefern. Alles, was mit Geschäftstreffen zu tun hat, sollte ebenfalls verfügbar sein. Viele Unternehmen sind in der Digitalisierung noch nicht weit genug fortgeschritten, um eine belastbare Online-Präsentationsinfrastruktur zu haben, die von allen perfekt genutzt werden kann.

Collaboration Tools werden typischerweise in Verkaufsgesprächen eingesetzt, um das Problem des Kunden zu identifizieren und eine Lösung zu skizzieren. Alternativen dazu sind die gemeinsame Erstellung von Angeboten als Verkäuferzentrum. Die Diskussion von Lösungsvorschlägen oder Angeboten mit dem Kunden sind weitere Einsatzmöglichkeiten von Collaboration-Software.

Das Geschäftsgespräch wird in CRM-Tools oft nicht explizit abgebildet. Die Informationen darüber, was wem gezeigt wurde und was das Ergebnis war, werden manuell in das CRM-System eingegeben und Folgeprozesse angestoßen. Eine automatische Information an den Kunden über die einzelnen Ergebnisdokumente findet nicht statt. Die Information des Kunden über die besprochenen Punkte erfolgt entweder gar nicht oder nur in einem manuellen Prozess. Es besteht eine Automatisierungs- und Informationslücke zwischen Gesprächsvorbereitung und -nachbereitung.

Der Verkaufsprozess läuft schon lange digital ab. Seit vielen Jahren präsentieren Verkäufer mithilfe von Software-Lösungen Dokumente über ihre Produkte oder Dienstleistungen potenziellen Kunden. PowerPoint ist sicherlich die bekannteste Präsentationssoftware auf dem Markt. Als Top-Anbieter bietet PowerPoint auf den ersten Blick zahlreiche Vorteile als Software für den Verkauf.

Das Ziel ist es, während des Business Meetings eine aktive und führende Rolle zu spielen – am Steuer zu bleiben. Nur so können Sie erfolgreich gemeinsam mit dem Kunden Lösungen für sein Problem finden. Der Verkäufer ist der Experte und nicht andersherum! Die Präsentation sollte das gesprochene Wort für den Zuhörer unterstützen. Hier eignen sich Stimmungsbilder oder Illustrationen. Komplexe Zusammenhänge lassen sich auf diese Weise hervorragend erklären.

Sales Enablement Tools und Geschäftsgespräche Informationen über die Teilnehmer des Geschäftsgesprächs, die über Sales Enablement gesammelt wurden, werden in der Regel vor dem Verkaufsgespräch genutzt, um beispielsweise die Präsentation anzupassen. Viele Informationen sind jedoch während des Geschäftsgesprächs nicht nahtlos verfügbar, um den Präsentator zu unterstützen.

Das Verkaufsgespräch ist der entscheidende Schlüsselmoment und das eigentliche Herz des Verkaufs. An diesem Punkt im Verkaufsprozess sollte der Gesprächspartner endlich für die eigenen Produkte und Dienstleistungen gewonnen und zum Kunden konvertiert werden. Moderner Verkauf steht und fällt also mit einer überzeugenden, kompetenten und sinnvollen Präsentation.

In einer Bildschirmpräsentation lenkt man oft mit der Maus die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Jeder sieht, was Sie tun, und achtet auf jede Bewegung Ihres Mauszeigers. Aber Vorsicht! Denn das Präsentieren mit der Maus birgt Risiken, insbesondere wenn Sie nur kurz etwas überprüfen möchten, ohne dass die Aufmerksamkeit des Publikums darauf gerichtet ist.

In dieser Serie erfahren Sie mehr über die Probleme herkömmlicher Präsentationssoftware und moderner Geschäftsgespräche. Ob kleines, mittelständisches oder großes Unternehmen – der Einsatz von effektiver und effizienter Geschäftstreffen-Software zur Optimierung eigener Vertriebsprozesse ist unvermeidlich.

Moderne B2B-Verkäufe erfordern einen hohen Grad an Digitalisierung, Automatisierung und Personalisierung, um den Kunden und das gesamte Buying Center während des Verkaufsprozesses auf dieselbe Weise zu erreichen. Einige Tools wurden explizit für den modernen und digitalen Verkauf entwickelt und sind darauf ausgelegt, seine Anforderungen perfekt abzudecken. Ähnlich wie bei einem Puzzle ist es die Zusammenstellung solcher Werkzeuge, die den perfekten digitalen B2B-Verkaufstrichter schafft und echte Vorteile und nachhaltigen Erfolg garantiert.

Die Nachbearbeitung eines Online-Meetings ist zeitaufwendig und mühsam. Man überträgt die handschriftlichen Notizen in ein CRM und fasst zudem die Ergebnisse schriftlich zusammen, um sie den Teilnehmern zur Verfügung zu stellen.

In Ihrer Präsentation ist es besonders wichtig, die volle Aufmerksamkeit Ihres Publikums während des gesamten Präsentationszeitraums zu halten – online sowie bei einer Präsentation vor Ort. Typischerweise nimmt die Aufmerksamkeit des Publikums nach einer anfänglichen 100%igen Aufmerksamkeit kontinuierlich ab, bis sie im letzten Drittel der Präsentation wieder bei 100% ist.

Wie oft kommt es vor, dass spontan zusätzliche Personen an einem Meeting teilnehmen müssen, um Expertise in weiteren Fachbereichen abzudecken. Allerdings sind zusätzliche Teilnehmer bei einfachen Online-Meetings schwer zu identifizieren. Der Präsentationsfluss wird gestoppt, wenn man zuerst in Ruhe klärt, wer der zusätzliche Teilnehmer ist und in welcher Funktion er teilnimmt.

In Ihrer Präsentation sollten Sie immer auf das Unerwartete vorbereitet sein. Sie sollten auch in der Lage sein, flexibel mit der Teilnahme unerwarteter Zuschauer oder sehr detaillierten Fragen umzugehen.

Eine Präsentation sollte unabhängig von ihrer Art immer auf das Publikum ausgerichtet sein. Sich ausschließlich auf die Bedürfnisse der Teilnehmer Ihrer Präsentation zu konzentrieren, wird als Account Based Selling bezeichnet.

Einer der größten Unterschiede zwischen einer Online-Präsentation und einem persönlichen Treffen ist die Fähigkeit, Körpersprache und Gesichtsausdrücke zu erkennen. Wenn Sie die Gesichtsausdrücke und Körpersprache der Teilnehmer im Auge behalten, können Sie viel früher erkennen, ob der Teilnehmer Zustimmung oder Ablehnung ausdrückt.

Relevant präsentieren! Wenn Sie präsentieren, ist es wichtig, dass der Inhalt, den Sie präsentieren, einen realen Wert für Ihr Publikum hat. Als Gegenleistung für ihre investierte Zeit müssen die Teilnehmer Ihrer Präsentation von Ihnen eine konkrete Problemlösung erhalten und den präsentierten Inhalt als besonders wichtig wahrnehmen.

Während eines Geschäftsgesprächs werden Themen diskutiert und Ergebnisse erzielt. Diese Ergebnisse müssen dann für alle sichtbar erfasst werden. Die klassische Methode besteht darin, dass ein Teilnehmer – in der Regel der Präsentator – Notizen macht und die Ergebnisse dann den anderen Teilnehmern schriftlich zur Verfügung stellt.

Ob vor Ort oder online im Homeoffice – selbst wenn Sie bereits an der Universität, bei Kundenterminen oder sogar auf Konferenzen eine Vielzahl erfolgreicher Präsentationen gehalten haben, kann ein guter Tipp nie schaden, denn es geht immer noch besser!

In der klassischen Desktop-Sharing-Präsentation verwenden Sie den Mauszeiger, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu lenken. Wenn Sie auf einen bestimmten Punkt oder Bereich hinweisen möchten, bewegen Sie die Maus dorthin.

Pencil-Selling bedeutet, dass ein Verkäufer sein Angebot während des Verkaufsgesprächs mit einem Bleistift illustriert. Auf diese Weise werden beide Seiten des Gehirns des Kunden gleichzeitig angesprochen: die linke Hälfte mit Worten, die rechte Hälfte mit Bildern. Pencil-Selling ist daher eine gehirnfreundliche Form der Kommunikation, die im Allgemeinen verständlicher und glaubwürdiger ist und besser im Gedächtnis bleibt als die rein verbale Kommunikation.

Es ist modern, Präsentationen mit interaktiven Elementen zu bereichern. Das Ziel ist, das Eis zu brechen, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu steigern und über die Dauer der Präsentation aufrechtzuerhalten. Wenn die Teilnehmer selbst ein aktiver Teil der Präsentation werden, ist die Verbindung zur Präsentation auch größer, weil sie sich selbst eingebracht haben.

In einer Präsentation geht es oft um eine Vielzahl von detaillierten Dokumenten, die auf Fragen der Teilnehmer eingehen. Diese Dokumente sollten schnell und vor allem nahtlos zugänglich sein. Ein System, das diese Dokumente speichert und mit einem Klick zur Verfügung stellt, ist empfehlenswert.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viele verschiedene Tools Sie verwenden müssten, um eine interessante, interaktive Online-Präsentation zu geben? Inklusive aller Vorbereitung und Nachbereitung? Vielleicht alles in einem Tool? Sie werden überrascht sein!